Mail Merge

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.

Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

 Tutorial untuk cara menampilkan format angka Excel, seperti pemisah angka ribuan dan desimal, simbol mata uang, persentase, dan tanggal di Mail Merge Word, dapat dibaca di artikel ini: Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word.

Ada 2 dokumen yang digunakan dalam membuat mail merge, yaitu:

Dokumen Master, dokumen utama yang isinya sama untuk semua penerima.

Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.

Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat.

Selain itu:

Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.

Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.

Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.

Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

Tahap I Membuat Data Source

Buat data source Nama,NISN dan TTL di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.

data source mail merge

Tahap II Membuat Dokumen Master

Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.

Beri jarak untuk menaruh NAMA, NISN dan TTL

Dokumen ini jangan ditutup karena akan kita lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

Dokumen Master mail merge

 Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.

Start Mail Merge Start Mail Merge Word 2013

Selanjutnya kita akan memilih data source.

Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.

Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.

Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data (data Exel ) dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.

Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.

kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.

Lakukan juga hal yang sama pada NISN dan TTL , letakan cursor pada kolom  yang tepat 

sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini :

.

Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.

Tampilan Data Field

Tip:

Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya.

Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.

Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

Finish and Merge

Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

Print Documents, untuk mencetak surat. Ada 3 pilihan:

All untuk mencetak semua surat.

Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.

Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

Merge to Printer

Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.

lalu ganti ke microsoft XPS document

Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).

Maka tampilan nya akan seperti ini:

Sekian tutorial dari saya dan selamat mencoba.